Las soluciones ofimáticas que su empresa necesita dependen de sus fricciones reales: costes de impresión sin control, documentos perdidos, mobiliario que no acompaña al equipo, reuniones que fallan por la tecnología o demasiados proveedores para tareas básicas. La clave es diagnosticar qué genera más pérdida de tiempo diario y actuar por fases, empezando por lo que ofrece mayor retorno inmediato sin comprometer la liquidez del negocio.
Cuando hablamos de soluciones ofimáticas, no nos referimos únicamente al software de oficina. Ofimática son todos los recursos que permiten a un equipo trabajar de forma eficiente: la impresión, la gestión documental, el mobiliario, el equipamiento audiovisual de las salas y el suministro constante de material corporativo.
Lo que encontrarás en este artículo
Un recorrido por las cinco fricciones ofimáticas más comunes en la empresa, con la solución concreta que resuelve cada una y los criterios para decidir por dónde empezar.
Control de los costes de impresiónCómo la impresión gestionada transforma un gasto imprevisible en una cuota fija con equipo, consumibles, mantenimiento y servicio técnico incluidos.
Gestión documental y flujos de aprobaciónLa solución para dejar de perder tiempo buscando archivos o recorriendo despachos para aprobar una factura.
Mobiliario y ergonomía del puesto de trabajoPor qué el renting de mobiliario permite renovar el entorno sin descapitalizar el negocio y adaptarlo a los nuevos modelos de trabajo.
Equipamiento audiovisual de salasCómo eliminar los quince minutos de fricción técnica al inicio de cada reunión con una instalación profesional que funciona sola.
Centralización de proveedores y suministrosLa ventaja de reunir impresión, mobiliario, material y audiovisual en un solo interlocutor, una sola factura y un solo contrato marco.
Al terminar este artículo: sabrá identificar qué soluciones ofimáticas resuelven las fricciones reales de su empresa y en qué orden abordarlas para obtener el mayor retorno con el menor impacto financiero.
Publicado: 23 de septiembre de 2026
|Categoría: Impresoras
|Para: directores de operaciones, responsables de compras y directores de IT
La cuestión no es cuántas soluciones ofimáticas existen en el mercado, sino cuáles resuelven los problemas reales que su empresa tiene hoy. Este artículo repasa las situaciones más habituales para ayudarle a identificar qué está fallando y qué tipo de solución encaja mejor con su caso.
¿Tiene poco control sobre los costes de impresión?
Muchas empresas descubren, cuando revisan las facturas de un año completo, que el gasto real en impresión es mucho mayor de lo que pensaban. Los consumibles se piden a última hora, las averías generan reparaciones puntuales caras y nadie tiene una visión clara de cuántas páginas se imprimen ni en qué departamentos.
La respuesta a este problema es la impresión gestionada, habitualmente contratada como renting de impresoras. Este modelo transforma un gasto imprevisible en una cuota mensual fija que incluye el equipo, los consumibles, el mantenimiento y el servicio técnico. Además, un buen contrato ofrece informes de uso que permiten identificar dónde se imprime de más y ajustar los recursos con criterio. Lassoluciones de impresión profesionales incluyenequipos eficientes que reducen el consumo energético y el de tóner.
Diagnostique las fricciones de su oficina en 30 segundos
Responda si o no a cada situacion. Al terminar vera exactamente que soluciones necesita su empresa.
Sus costes de impresion son impredecibles y le sorprenden cada trimestre
Su equipo pierde tiempo buscando documentos o esperando aprobaciones
El mobiliario actual genera molestias o no se adapta a los nuevos modelos de trabajo
Las reuniones empiezan con fricciones tecnicas por fallos en pantallas o videoconferencia
Gestiona demasiados proveedores para papeleria, consumibles y suministros basicos
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Responda las cinco preguntas para obtener su diagnostico personalizado.
¿Pierde tiempo buscando o aprobando documentos?
Si en su empresa siguen circulando correos con adjuntos que nadie encuentra dos semanas después, o si aprobar una factura implica recorrer cuatro despachos, hay un problema de gestión documental que se puede resolver. Cada minuto perdido buscando un archivo es un minuto que no se dedica a tareas productivas.
Una solución degestión documentalpermite capturar, clasificar, archivar y recuperar cada documento en segundos, con permisos por usuario y trazabilidad completa. Los flujos de aprobación se automatizan, las versiones se controlan y la información sensible queda protegida. El resultado es una oficina donde el papel deja de ser el cuello de botella y donde cada persona accede al instante a lo que necesita, incluso desde equiposconectados a la red corporativa.
¿El espacio de trabajo ya no responde a las necesidades del equipo?
El puesto de trabajo influye directamente en la salud y en el rendimiento de las personas. Una silla inadecuada, un escritorio mal dimensionado o una iluminación deficiente generan molestias que se traducen en bajas, distracción y falta de concentración. A esto se suman los cambios en los modelos de trabajo, que exigen espacios más flexibles y adaptables.
Elrenting de mobiliario de oficina es la fórmula que mejor responde a estas necesidades. Permite renovar puestos sin descapitalizar el negocio, adaptar la oficina a cambios de plantilla o de sede y mantener siempre un entorno ergonómico. La clave está en un asesoramiento previo que analice cómo trabaja realmente cada perfil, para que el mobiliario acompañe la actividad en lugar de estorbarla.
Cuanto tiempo pierde su equipo cada dia
Ajuste los minutos diarios que cada persona dedica a estas tareas. Vera el tiempo total que su empresa pierde al ano.
Gestionar consumibles y averias de impresion0min
Buscar documentos o esperar aprobaciones0min
Resolver incidencias tecnicas en reuniones0min
Coordinar proveedores de material y pedidos sueltos0min
Gestionar quejas por mobiliario o ergonomia0min
0min/dia0horas/semana0horas/ano por persona
Calculo basado en 220 dias laborables al ano y 5 dias por semana
¿Las reuniones dependen demasiado del soporte técnico?
Una reunión que empieza con quince minutos de fricción técnica es una reunión que ya ha perdido su valor. Cuando las pantallas no se conectan, los micrófonos no funcionan o la videoconferencia se cae a mitad de una sesión, el problema no está en la reunión sino en el equipamiento.
Lassoluciones audiovisuales profesionales resuelven esta fricción. Pantallas interactivas, sistemas de videoconferencia integrados y proyectores de calidad convierten las salas en espacios donde la tecnología funciona sola. Con una instalación bien pensada, cualquier persona del equipo puede empezar una reunión sin llamar al departamento de sistemas.
Ordene sus prioridades antes de decidir
Seleccione el nivel de urgencia de cada area. Al terminar vera por donde empezar segun su situacion real.
Control de costes de impresion
Gestion y acceso a documentos
Mobiliario y ergonomia
Equipamiento audiovisual de salas
Suministro de material de oficina
Pendiente
Seleccione la prioridad de las cinco areas para ver su hoja de ruta personalizada.
¿Gestiona demasiados proveedores y pequeñas compras?
Comprar papelería a un proveedor, tóner a otro, cartuchos a un tercero y sillas a un cuarto no es una estrategia. Es una fuente de trabajo administrativo que consume horas todos los meses. Cada pedido implica una gestión, cada factura un asiento y cada incidencia una llamada distinta.
Centralizar el suministro dematerial de oficina y consumibles en un único proveedor especializado reduce esa carga y permite negociar mejores condiciones. Cuando además ese mismo proveedor cubre la impresión, el mobiliario y el audiovisual, la simplificación es total. Una sola factura, un solo interlocutor y un solo contrato marco.
Cómo Coremosa integra todas sus soluciones ofimáticas
En Coremosa llevamos más de 40 años acompañando a empresas de toda España en la gestión de su entorno de trabajo. Ofrecemos todos los servicios bajo un mismo contrato, con financiación propia y sin intermediarios. Contamos con equipos técnicos propios en Barcelona, Girona, Zaragoza, Tarragona y Lleida, con tiempos de respuesta verificables. Nuestras certificaciones ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 y ENS respaldan cada servicio. Solicite un diagnóstico personalizado y descubra qué encaja realmente con las necesidades de su empresa.
Fuentes y referencias
Información verificada con organismos de prevención laboral, legislación fiscal y seguridad nacional
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Ergonomía Laboral
INSST. Real Decreto 488/1997 sobre puestos de trabajo con pantallas de visualización El Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo regula las disposiciones mínimas de seguridad y salud que debe cumplir todo puesto de trabajo con equipos informáticos. La normativa obliga al empresario a evaluar los riesgos ergonómicos del mobiliario, la iluminación y la postura, y a adoptar las medidas preventivas necesarias para evitar trastornos musculoesqueléticos, fatiga visual y problemas de carga mental derivados de un entorno de oficina mal diseñado.
Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades. Artículo 106 sobre arrendamientos La legislación fiscal española establece que las cuotas de un contrato de renting, asimilado a arrendamiento operativo, tienen la consideración de gasto fiscalmente deducible en el Impuesto sobre Sociedades. Este tratamiento permite a la empresa imputar la totalidad de la cuota mensual como gasto de explotación del ejercicio, transformando una inversión de capital en un gasto operativo predecible que protege la liquidez del negocio.
Real Decreto 311/2022 por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad El ENS establece los principios básicos y requisitos mínimos para la protección adecuada de la información tratada por medios electrónicos. La norma garantiza el acceso, la confidencialidad, la integridad, la trazabilidad y la disponibilidad de los datos en las organizaciones que gestionan documentación sensible. Cualquier proveedor tecnológico que trabaje con el sector público o maneje información corporativa crítica debe cumplir con este marco de seguridad.