Elegir la maquina adecuada se resume en no pagar de mas por funciones que no vas a usar, ni quedarte corto y atascar la oficina. Fijate en tu volumen diario para decidir entre la velocidad del
laser
o la eficiencia energetica de la
inyeccion de tinta.
Ademas, asegurate de que tenga conectividad en la nube (WiFi, impresion movil). El mejor consejo financiero: no la compres. Opta por un
renting con coste por copia:
pagas solo lo que imprimes, te olvidas de comprar consumibles a ultima hora y tienes el servicio tecnico cubierto si la maquina falla.
Equipar una oficina con nueva tecnología parece una tarea administrativa sencilla hasta que los equipos comienzan a fallar en el peor momento posible. Caer en los típicos errores elección impresora transforma una herramienta fundamental de trabajo en una fuga constante de capital y en una fuente inagotable de estrés para todo su equipo.
En el entorno corporativo actual, una mala decisión de hardware no solo afecta al departamento de compras, sino que paraliza la facturación, retrasa la entrega de proyectos y frustra a sus empleados. En Coremosa ayudamos a las empresas a auditar sus necesidades reales para que su infraestructura documental sea un motor de eficiencia y no un obstáculo diario.
1: Adquirir una impresora inadecuada para el volumen real
El fallo más repetido en las pymes es comprar equipos basándose exclusivamente en el precio inicial del catálogo. Esto suele terminar con la instalación de una impresora inadecuada de gama doméstica en un entorno de alta exigencia corporativa.
Cuando somete a una máquina básica a imprimir cientos de nóminas, contratos o expedientes al mes, los componentes internos se sobrecalientan y se desgastan de forma prematura. El equipo se atasca continuamente, el procesador se colapsa ante archivos PDF pesados y la vida útil de la máquina se reduce a unos pocos meses. Para evitar este colapso, es vital instalarequipos más eficientes diseñados específicamente para soportar cargas de trabajo industriales sin sufrir fatiga mecánica.
Comparativa de tecnologias
Laser o inyeccion de tinta: el duelo en cifras
Selecciona la prioridad de tu oficina y comprueba que tecnologia gana en cada criterio.
Comparativa de impresoras multifuncion laser frente a inyeccion de tinta para empresas
Criterio
Laser
Inyeccion de tinta
Velocidad de impresion
Hasta 50 o 60 paginas por minuto en gamas de oficina
Entre 15 y 30 paginas por minuto en equipos profesionales
Volumen mensual recomendado
Miles de paginas al mes sin perder ritmo
Volumenes bajos y medios con picos puntuales
Consumo electrico
Mayor, el fusor necesita calor para fijar el toner
Hasta un 80% menos de consumo, no calienta nada
Calidad en imagen y color
Texto muy nitido, color correcto
Degradados y fotografia con mas riqueza de matiz
Coste por pagina en monocromo
Muy bajo gracias a toners de alta capacidad
Competitivo solo en equipos con tanques de tinta
Ruido y calor en la oficina
Mas ruido y emision de calor en tiradas largas
Funcionamiento silencioso, ideal en espacios abiertos
2: Ignorar el coste oculto y generar un consumo excesivo
Muchos responsables financieros celebran haber encontrado una máquina muy barata, ignorando por completo el Coste Total de Propiedad a medio plazo. Esta es la famosa trampa del hardware económico.
La ruina de los cartuchos de baja capacidad
Los fabricantes de equipos baratos recuperan su margen de beneficio vendiendo consumibles a precios desorbitados. Si su empresa imprime a diario, depender de estos recambios de corta duración generará un consumo excesivo que devorará rápidamente su presupuesto anual. Terminará gastando en tinta y tóner el triple de lo que le costó la propia máquina. La solución estratégica pasa por modelos de arrendamiento que incluyan el suministro automatizado y un coste por página cerrado e invariable.
3: Conformarse con una conectividad limitada
En la era del trabajo ágil, los empleados se mueven por la oficina con ordenadores portátiles, tabletas e incluso teléfonos corporativos. Adquirir un dispositivo con una conectividad limitada que solo funciona mediante cables USB o redes locales anticuadas es un paso atrás en la productividad.
Su equipo necesita enviar documentos a la cola de impresión desde cualquier lugar del edificio o incluso desde fuera de él. Contar con una integración moderna y fluida permite laconexión con terceros y el uso de plataformas en la nube. Si un comercial no puede imprimir un dossier directamente desde su dispositivo móvil justo antes de una reunión importante, la tecnología está fallando en su propósito principal.
Herramienta interactiva
Que multifuncion necesita tu oficina
Ajusta los dos controles y obten una recomendacion orientativa segun tu volumen real de trabajo.
4: Descuidar la seguridad de la información corporativa
A menudo se olvida que las impresoras modernas son ordenadores conectados a la red de su empresa. Dejar un equipo expuesto sin protocolos de cifrado es abrir una puerta trasera para ciberataques y filtraciones de datos sensibles.
El peligro de los documentos abandonados
Además de los ataques digitales, existe un riesgo físico evidente. Imprimir nóminas, contratos de confidencialidad o balances financieros y dejar que los folios se acumulen a la vista de todos en la bandeja de salida incumple normativas de protección de datos. Es imprescindible contar conequipos más seguros que incorporen sistemas de liberación mediante código PIN o tarjeta inteligente. Así, el documento solo se imprime cuando el usuario autorizado está físicamente frente a la máquina.
5: Apostar por la compra en lugar de un servicio gestionado
Asumir la propiedad del hardware significa asumir todos sus problemas. Cuando la máquina se avería, su empresa debe buscar un técnico externo, pagar su desplazamiento, asumir el coste disparatado de las piezas de repuesto y cruzar los dedos para que la reparación no tarde semanas.
Optar por servicios integrales de renting elimina esta carga operativa de raíz. El proveedor asume el riesgo técnico, realiza mantenimientos preventivos continuos y garantiza la operatividad ininterrumpida de su oficina.
Decision financiera
Renting o compra: donde queda tu tesoreria
Dos formas de pagar la misma maquina con efectos muy distintos en la caja de tu empresa.
Cuota mensual fija que se deduce integra como gasto operativo (OPEX) en el Impuesto sobre Sociedades.
Consumibles y servicio tecnico incluidos: si la maquina falla, la reparacion no sale de tu bolsillo.
Renovacion tecnologica: al final del contrato cambias a un equipo actual sin asumir la obsolescencia.
Cero inmovilizado: el capital queda libre para invertirlo en el negocio.
Desembolso inicial alto que se contabiliza como inversion (CAPEX) y se amortiza durante varios anios.
Consumibles, averias y mantenimiento corren por cuenta de la empresa desde el primer dia.
Riesgo de obsolescencia: en 4 o 5 anios el equipo pierde valor y prestaciones frente al mercado.
Sentido practico solo con volumenes muy bajos y estables donde la cuota no compensa.
Desembolso del primer mes para un equipo departamental tipo
Compra
3.500 EUR aprox.
Renting
Solo la cuota
Cifras orientativas para visualizar la diferencia de impacto en caja. Cada proyecto se estudia de forma individual.
No permita que decisiones basadas en catálogos obsoletos o en el ahorro mal entendido frenen el ritmo de su equipo. La tecnología debe trabajar a su favor, aportando velocidad, seguridad y un control presupuestario milimétrico.
En Coremosa analizamos el flujo documental de su empresa para diseñar redes robustas que eliminen los tiempos de inactividad y los sobrecostes en consumibles. Transforme su forma de trabajar con el respaldo técnico de verdaderos especialistas.
Llevo más de cuatro años en
Coremosa Grupo ayudando a empresas a sacar el máximo partido a sus espacios de trabajo, desde la reprografía y el audiovisual hasta el mobiliario y los servicios integrales de oficina.
Me formé en Derecho y ADE en ESADE, amplié mi visión con un LLM en Derecho Internacional de los Negocios y pasé por Columbia University, Georgetown y SDA Bocconi.
Informacion verificada con estandares de eficiencia energetica, fiscalidad corporativa y prevencion de riesgos
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Eficiencia energetica
IDAE, Instituto para la Diversificacion y Ahorro de la Energia.
Organismo adscrito al Ministerio para la Transicion Ecologica. Respalda que la consolidacion de varios equipos perifericos en una sola impresora multifuncion de ultima generacion, especialmente en modelos de inyeccion de tinta o laser eficiente, reduce drasticamente el consumo electrico y las emisiones de CO2 en los espacios corporativos.
Agencia Tributaria (AEAT), Sede Electronica.
La normativa fiscal espanola avala las ventajas financieras del renting y el modelo de pago por coste por copia. Al no implicar la compra de un activo inmovilizado, estas cuotas mensuales se contabilizan como gasto operativo recurrente (OPEX), lo que permite su deduccion integra en el Impuesto sobre Sociedades y protege el capital liquido de la pyme.
INSST, Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo.
La maxima autoridad estatal en prevencion de riesgos laborales establece que la optimizacion del espacio fisico en la oficina, eliminando maquinaria dispersa y ruido innecesario, reduce la fatiga ambiental y el estres del personal. Ademas, el mantenimiento preventivo externo garantiza entornos de trabajo seguros y libres de emisiones toxicas.