5 errores comunes al elegir impresoras para tu empresa
Respuesta rapida
Elegir la maquina adecuada se resume en no pagar de mas por funciones que no vas a usar, ni quedarte corto y atascar la oficina. Fijate en tu volumen diario para decidir entre la velocidad del laser o la eficiencia energetica de la inyeccion de tinta. Ademas, asegurate de que tenga conectividad en la nube (WiFi, impresion movil). El mejor consejo financiero: no la compres. Opta por un renting con coste por copia: pagas solo lo que imprimes, te olvidas de comprar consumibles a ultima hora y tienes el servicio tecnico cubierto si la maquina falla.
Equipar una oficina con nueva tecnología parece una tarea administrativa sencilla hasta que los equipos comienzan a fallar en el peor momento posible. Caer en los típicos errores elección impresora transforma una herramienta fundamental de trabajo en una fuga constante de capital y en una fuente inagotable de estrés para todo su equipo.
En el entorno corporativo actual, una mala decisión de hardware no solo afecta al departamento de compras, sino que paraliza la facturación, retrasa la entrega de proyectos y frustra a sus empleados. En Coremosa ayudamos a las empresas a auditar sus necesidades reales para que su infraestructura documental sea un motor de eficiencia y no un obstáculo diario.
1: Adquirir una impresora inadecuada para el volumen real
El fallo más repetido en las pymes es comprar equipos basándose exclusivamente en el precio inicial del catálogo. Esto suele terminar con la instalación de una impresora inadecuada de gama doméstica en un entorno de alta exigencia corporativa.
Cuando somete a una máquina básica a imprimir cientos de nóminas, contratos o expedientes al mes, los componentes internos se sobrecalientan y se desgastan de forma prematura. El equipo se atasca continuamente, el procesador se colapsa ante archivos PDF pesados y la vida útil de la máquina se reduce a unos pocos meses. Para evitar este colapso, es vital instalar equipos más eficientes diseñados específicamente para soportar cargas de trabajo industriales sin sufrir fatiga mecánica.
Comparativa de tecnologias
Laser o inyeccion de tinta: el duelo en cifras
Selecciona la prioridad de tu oficina y comprueba que tecnologia gana en cada criterio.
| Criterio | Laser | Inyeccion de tinta |
|---|---|---|
| Velocidad de impresion | Hasta 50 o 60 paginas por minuto en gamas de oficina | Entre 15 y 30 paginas por minuto en equipos profesionales |
| Volumen mensual recomendado | Miles de paginas al mes sin perder ritmo | Volumenes bajos y medios con picos puntuales |
| Consumo electrico | Mayor, el fusor necesita calor para fijar el toner | Hasta un 80% menos de consumo, no calienta nada |
| Calidad en imagen y color | Texto muy nitido, color correcto | Degradados y fotografia con mas riqueza de matiz |
| Coste por pagina en monocromo | Muy bajo gracias a toners de alta capacidad | Competitivo solo en equipos con tanques de tinta |
| Ruido y calor en la oficina | Mas ruido y emision de calor en tiradas largas | Funcionamiento silencioso, ideal en espacios abiertos |
Quieres ver la comparativa completa con casos reales: lee las diferencias entre impresora laser e impresora de tinta.
2: Ignorar el coste oculto y generar un consumo excesivo
Muchos responsables financieros celebran haber encontrado una máquina muy barata, ignorando por completo el Coste Total de Propiedad a medio plazo. Esta es la famosa trampa del hardware económico.
La ruina de los cartuchos de baja capacidad
Los fabricantes de equipos baratos recuperan su margen de beneficio vendiendo consumibles a precios desorbitados. Si su empresa imprime a diario, depender de estos recambios de corta duración generará un consumo excesivo que devorará rápidamente su presupuesto anual. Terminará gastando en tinta y tóner el triple de lo que le costó la propia máquina. La solución estratégica pasa por modelos de arrendamiento que incluyan el suministro automatizado y un coste por página cerrado e invariable.
3: Conformarse con una conectividad limitada
En la era del trabajo ágil, los empleados se mueven por la oficina con ordenadores portátiles, tabletas e incluso teléfonos corporativos. Adquirir un dispositivo con una conectividad limitada que solo funciona mediante cables USB o redes locales anticuadas es un paso atrás en la productividad.
Su equipo necesita enviar documentos a la cola de impresión desde cualquier lugar del edificio o incluso desde fuera de él. Contar con una integración moderna y fluida permite la conexión con terceros y el uso de plataformas en la nube. Si un comercial no puede imprimir un dossier directamente desde su dispositivo móvil justo antes de una reunión importante, la tecnología está fallando en su propósito principal.
Herramienta interactiva
Que multifuncion necesita tu oficina
Ajusta los dos controles y obten una recomendacion orientativa segun tu volumen real de trabajo.
Perfil: equipo pequeno con uso moderado
Ver guia para oficinas pequenasEstimacion orientativa. Para un estudio de volumen sin compromiso, habla con nuestro equipo.
4: Descuidar la seguridad de la información corporativa
A menudo se olvida que las impresoras modernas son ordenadores conectados a la red de su empresa. Dejar un equipo expuesto sin protocolos de cifrado es abrir una puerta trasera para ciberataques y filtraciones de datos sensibles.
El peligro de los documentos abandonados
Además de los ataques digitales, existe un riesgo físico evidente. Imprimir nóminas, contratos de confidencialidad o balances financieros y dejar que los folios se acumulen a la vista de todos en la bandeja de salida incumple normativas de protección de datos. Es imprescindible contar con equipos más seguros que incorporen sistemas de liberación mediante código PIN o tarjeta inteligente. Así, el documento solo se imprime cuando el usuario autorizado está físicamente frente a la máquina.
5: Apostar por la compra en lugar de un servicio gestionado
Asumir la propiedad del hardware significa asumir todos sus problemas. Cuando la máquina se avería, su empresa debe buscar un técnico externo, pagar su desplazamiento, asumir el coste disparatado de las piezas de repuesto y cruzar los dedos para que la reparación no tarde semanas.
Optar por servicios integrales de renting elimina esta carga operativa de raíz. El proveedor asume el riesgo técnico, realiza mantenimientos preventivos continuos y garantiza la operatividad ininterrumpida de su oficina.
Decision financiera
Renting o compra: donde queda tu tesoreria
Dos formas de pagar la misma maquina con efectos muy distintos en la caja de tu empresa.
- Cuota mensual fija que se deduce integra como gasto operativo (OPEX) en el Impuesto sobre Sociedades.
- Consumibles y servicio tecnico incluidos: si la maquina falla, la reparacion no sale de tu bolsillo.
- Renovacion tecnologica: al final del contrato cambias a un equipo actual sin asumir la obsolescencia.
- Cero inmovilizado: el capital queda libre para invertirlo en el negocio.
- Desembolso inicial alto que se contabiliza como inversion (CAPEX) y se amortiza durante varios anios.
- Consumibles, averias y mantenimiento corren por cuenta de la empresa desde el primer dia.
- Riesgo de obsolescencia: en 4 o 5 anios el equipo pierde valor y prestaciones frente al mercado.
- Sentido practico solo con volumenes muy bajos y estables donde la cuota no compensa.
Desembolso del primer mes para un equipo departamental tipo
Cifras orientativas para visualizar la diferencia de impacto en caja. Cada proyecto se estudia de forma individual.
Audite su infraestructura tecnológica hoy mismo
No permita que decisiones basadas en catálogos obsoletos o en el ahorro mal entendido frenen el ritmo de su equipo. La tecnología debe trabajar a su favor, aportando velocidad, seguridad y un control presupuestario milimétrico.
En Coremosa analizamos el flujo documental de su empresa para diseñar redes robustas que eliminen los tiempos de inactividad y los sobrecostes en consumibles. Transforme su forma de trabajar con el respaldo técnico de verdaderos especialistas.
Fuentes y referencias
Informacion verificada con estandares de eficiencia energetica, fiscalidad corporativa y prevencion de riesgos
-
1
Eficiencia energetica
IDAE, Instituto para la Diversificacion y Ahorro de la Energia. Organismo adscrito al Ministerio para la Transicion Ecologica. Respalda que la consolidacion de varios equipos perifericos en una sola impresora multifuncion de ultima generacion, especialmente en modelos de inyeccion de tinta o laser eficiente, reduce drasticamente el consumo electrico y las emisiones de CO2 en los espacios corporativos.
Consultar marco en el IDAE -
2
Control fiscal (OPEX)
Agencia Tributaria (AEAT), Sede Electronica. La normativa fiscal espanola avala las ventajas financieras del renting y el modelo de pago por coste por copia. Al no implicar la compra de un activo inmovilizado, estas cuotas mensuales se contabilizan como gasto operativo recurrente (OPEX), lo que permite su deduccion integra en el Impuesto sobre Sociedades y protege el capital liquido de la pyme.
Consultar directrices en la AEAT -
3
Salud y ergonomia laboral
INSST, Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo. La maxima autoridad estatal en prevencion de riesgos laborales establece que la optimizacion del espacio fisico en la oficina, eliminando maquinaria dispersa y ruido innecesario, reduce la fatiga ambiental y el estres del personal. Ademas, el mantenimiento preventivo externo garantiza entornos de trabajo seguros y libres de emisiones toxicas.
Ver normativas en el INSST
Preguntas frecuentes sobre errores comunes al elegir impresoras para empresas
El colapso mecánico y los atascos diarios de papel ocurren al instalar una impresora inadecuada que no soporta el volumen real de impresión corporativa. Muchos gerentes compran modelos baratos de catálogo ignorando que los motores pequeños se sobrecalientan y desgastan rápidamente cuando se les exige imprimir cientos de facturas al mes.
Someter hardware básico a un ritmo de trabajo industrial reduce la vida útil de la máquina a unos pocos meses y paraliza la capacidad de respuesta de toda la plantilla administrativa. Para erradicar este problema es obligatorio integrar equipos más eficientes dotados de procesadores potentes que manejen archivos pesados sin sufrir fatiga.
Evitar el colapso de tu negocio requiere instalar redes documentales preparadas para crecer al mismo ritmo que tus ventas. En Coremosa auditamos tus necesidades para suministrar soluciones de impresión verdaderamente industriales. Llámanos hoy y transforma tu oficina en un entorno veloz y libre de fallos técnicos.
El presupuesto de compras se desploma rápidamente debido al consumo excesivo de recambios provocado por la trampa del hardware económico. Las compañías adquieren fotocopiadoras a precios muy bajos sin prever que los fabricantes recuperan su margen vendiendo cartuchos de baja capacidad a precios completamente desorbitados.
Este coste oculto convierte una herramienta básica en un pozo sin fondo, obligando al departamento de compras a gastar el triple del valor inicial de la máquina solo en consumibles durante el primer año. La forma más inteligente de frenar esta sangría es implementar un modelo de renting de impresoras en Zaragoza o tu ciudad para automatizar el envío de material y fijar un coste por página invariable.
Dejar tu rentabilidad a merced del precio inestable de los consumibles es un error gerencial letal. Coremosa te proporciona todo el material de oficina necesario dentro de una cuota única plana. Pide tu auditoría de costes gratuita y toma el control absoluto de tus gastos mensuales.
La pérdida de agilidad comercial y los cuellos de botella administrativos surgen al depender de una conectividad limitada mediante cables USB o redes locales anticuadas. En el modelo de trabajo ágil actual, los profesionales se mueven constantemente por las instalaciones y necesitan imprimir dossieres urgentes directamente desde sus teléfonos móviles o tabletas sin pedir ayuda.
Restringir las opciones de envío de archivos a un solo ordenador anclado a un escritorio ralentiza el cierre de proyectos y desespera a los equipos de ventas. Las infraestructuras modernas exigen una conexión con terceros impecable que enlace los dispositivos portátiles con la nube, permitiendo lanzar órdenes de trabajo desde cualquier punto del edificio de forma inmediata.
Tu tecnología no puede actuar como un freno invisible para el dinamismo de tus mejores talentos. Coremosa actualiza tus sistemas ofimáticos con nuestro servicio de renting impresoras Barcelona y a nivel nacional para garantizar una integración inalámbrica perfecta. Moderniza tus redes corporativas contactando con nuestros ingenieros hoy mismo.
Las sanciones económicas por vulnerar el reglamento de protección de datos se producen al dejar documentos confidenciales abandonados a la vista de terceros en la bandeja de la fotocopiadora. Imprimir balances financieros o nóminas sin aplicar protocolos de retención física permite que cualquier visitante lea información sensible, destrozando la privacidad de la corporación.
Además del riesgo físico, conectar periféricos a la red local sin cifrado abre una brecha digital perfecta para ciberataques externos. Para sellar estas fugas es absolutamente indispensable desplegar equipos más seguros que incorporen sistemas de liberación mediante un código personal introducido directamente en la pantalla de la máquina.
La integridad de tus secretos industriales debe ser tu máxima prioridad legal y operativa. En Coremosa diseñamos arquitecturas de gestión documental herméticas para blindar tu información contra robos o descuidos. Asegura el cumplimiento normativo de tu firma hablando ahora mismo con nuestros expertos en ciberseguridad.
Los sobrecostes imprevisibles por paradas operativas desaparecen por completo al sustituir la propiedad del hardware por un servicio gestionado de impresión corporativa. Comprar una máquina significa asumir en solitario facturas de urgencia disparatadas, pagar el desplazamiento de técnicos externos y soportar largas esperas para recibir piezas de repuesto críticas.
El arrendamiento integral absorbe todos estos riesgos operativos al incluir mantenimientos preventivos continuos que detectan el fallo antes de que paralice el flujo de trabajo. Contratar un modelo avanzado como nuestro renting de impresoras en Girona garantiza que un equipo técnico especializado resuelva cualquier incidencia in situ de manera urgente y sin cobrar gastos extraordinarios.
Tu departamento de administración no debe perder horas valiosas peleando con maquinaria averiada. Coremosa te ofrece equipos más sostenibles respaldados por un soporte técnico de élite que asegura una operatividad ininterrumpida. Delega toda la responsabilidad técnica en nosotros y enfócate cien por cien en hacer crecer tus ventas.
